Quản lý chi phí dự án - Biết cách quản lý ngân sách của bạn

Chi phí là một trong những khía cạnh chính thúc đẩy dự án thành công. Do đó, điều rất quan trọng là phải đảm bảo có đủ nguồn vốn đến, từ các nguồn chính xác vào đúng thời điểm, để đáp ứng tất cả các yêu cầu của dự án. Như vậy sử dụng cách tiếp cận có hệ thống để quản lý chi phí tổng thể trong một dự án, được gọi phổ biến là Quản lý chi phí dự án. Thông qua bài viết này, tôi sẽ giải thích chi tiết cho bạn về quản lý chi phí chính xác là gì, nó được thực hiện như thế nào và các quy trình liên quan đến nó là gì.

Trong bài viết Quản lý chi phí dự án này, tôi sẽ hướng dẫn bạn qua các chủ đề sau:

• Quản lý chi phí dự án
• Lợi ích Quản lý Chi phí
• Quy trình quản lý chi phí dự án

Nếu bạn muốn nắm vững các khái niệm về Quản lý dự án, bạn có thể xem chương trình, nơi bạn sẽ được hướng dẫn bởi người hướng dẫn.

Quản lý chi phí dự án

Quản lý Chi phí Dự án là một trong mười Lĩnh vực Kiến thức đặt nền tảng của quản lý dự án.Dựa theo ,

Quản lý chi phí dự án đặc biệt quan tâm đếnchi phí của các nguồn lực khác nhau cần thiết để hoàn thành các hoạt động của dự án. Nó hỗ trợ người quản lý dự án biết trước các chi phí của dự án và do đó thực hiện các biện pháp phòng ngừa để giảm thiểu nguy cơ vượt chi. Quản lý chi phí hoạt động như một quy trình bao trùm toàn bộ , bắt đầu từ giai đoạn lập kế hoạch ban đầu cho đến khi hoàn thành và bàn giao.

Chi phí thường được ước tính trong giai đoạn lập kế hoạch dự án và phải được cấp trên phê duyệt trước khi bắt đầu thực hiện. Khi dự án dần đi vào giai đoạn thực hiện, tất cả các chi phí đã thực hiện đều được theo dõi và ghi chép lại một cách hợp lý để giữ cho chi phí nằm trong ngân sách đã thỏa thuận. Sau khi hoàn thành dự án, tài liệu này sau đó được sử dụng để so sánh độ lệch giữa chi phí dự đoán và chi phí thực tế phát sinh. Những kết quả này tiếp tục được sử dụng làm tài liệu tham khảo cho các kế hoạch quản lý chi phí và ngân sách trong tương lai.

Khi chúng ta nói về chi phí, về mặt quản lý dự án, có thể có năm loại chi phí phát sinh:

1. Chi phí cố định: Chi phí cố định là loại chi phí cố định và không biến động trong suốt vòng đời của dự án.
2. Chi phí biến đổi: Chi phí biến đổi là những chi phí có xu hướng thay đổi cao tùy thuộc vào thời gian của một dự án.
3. Chi phí trực tiếp: Chi phí trực tiếp là loại chi phí liên quan trực tiếp đến ngân sách dự án.
4. Chi phí gián tiếp: Chi phí gián tiếp là những chi phí không liên quan đặc biệt đến dự án của bạn nhưng được chia sẻ cho nhiều dự án.
5. Chi phí Sunk: Chi phí chênh lệch là chi phí đã phát sinh, nhưng không tạo ra bất kỳ giá trị nào cho các mục tiêu của dự án.

Bởithực hiện quản lý chi phí dự án hiệu quả, bạn sẽ có được một đường cơ sở chi phí sẽ giúp bạn quản lý tất cả các chi phí nêu trên tốt hơn. Nó sẽ cung cấp cho bạn một hướng đi đúng đắn để ra quyết định tốt hơn và tránh sử dụng hết ngân sách dự án.

Trong phần tiếp theo của bài viết quản lý chi phí dự án này, tôi sẽ thảo luận về những lợi ích mà bạn có thể tận dụng khi quản lý chi phí.

Lợi ích Quản lý Chi phí

Danh sách các lợi ích của việc bao gồm Quản lý chi phí trong khuôn khổ là khá dài. Tôi đã chọn một vài trong số những điều hấp dẫn nhất:

• Nó kiểm soát chi phí của các quá trình / hoạt động cụ thể, từ đó giúp kiểm soát toàn bộ chi phí kinh doanh.
• Với việc quản lý chi phí hợp lý, bạn sẽ có thể ước tính chính xác các khoản chi trong tương lai và do đó nỗ lực để tạo ra doanh thu như mong đợi.
• Quản lý chi phí giúp xác định trước các chi phí của tất cả các hoạt động của dự án mà sau đó được lưu giữ dưới dạng hồ sơ kinh doanh.
• Nó ngăn ngừa chi tiêu quá mức cho bất kỳ thành phần kinh doanh nào và do đó duy trì sự cân bằng ngân sách.
• Nó giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ dự án của mình bằng cách hạn chế nghiêm ngặt dòng tài chính. Bởi vì điều này, bạn sẽ tập trung hơn vào các hoạt động thực sự cần thiết trong dự án.
• Nó cũng làm giảm các chi phí phụ vì tất cả các chi phí cần phải được người quản lý phê duyệt trước khi chúng thực sự được thực hiện.

Quy trình quản lý chi phí dự án

Quản lý Chi phí Dự án là một trong những Lĩnh vực Kiến thức quan trọng nhất. Nó bao gồm 4 quy trình sau:

1. Lập kế hoạch quản lý chi phí
2. Chi phí ước tính
3. Xác định ngân sách
4. Kiểm soát chi phí

1. Lập kế hoạch Quản lý Chi phí

Kế hoạch quản lý chi phí là quá trình ban đầu của quản lý chi phí dự án, nơi bạn sẽ xác định cách chi phí của dự án sẽ được ước tính, lập ngân sách, quản lý, giám sát và kiểm soát. Nói chung, các kỹ thuật như WBS (Cấu trúc phân chia công việc) hoặc dữ liệu lịch sử của các dự án tương tự được sử dụng để xác định các yêu cầu về nguồn chi phí bao gồm thời gian, vật liệu, nhân công, thiết bị, v.v.Quá trình này đưa ra một phác thảo sơ bộ về số lượng nguồn lực liên quan và chỉ ra con đường tối ưu để quản lý chi phí dự án trong suốt . Do đó, quá trình quản lý chi phí theo kế hoạch được thực hiện tại một số điểm xác định trước cụ thể trong dự án.

Dưới đây, tôi đã liệt kê các yếu tố đầu vào, công cụ và kỹ thuật cũng như đầu ra khác nhau liên quan đến quá trình này:

2. Ước tính chi phí

Đây là quy trình thứ hai của kế hoạch quản lý chi phí dự án giúp ước tính chi phí của các nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án. Vì chi phí là một biến số quan trọng đảm bảo thành công của dự án, bạn phải rất cẩn thận trong khi đưa ra số tiền ước tính của tổng chi phí dự án. Trong suốt vòng đời của dự án, quá trình này được thực hiện theo các khoảng thời gian định kỳ. A sử dụng nhiều phương pháp khác nhau để ước tính chi phí tùy thuộc vào lượng thông tin có sẵn.

Tôi đã liệt kê các yếu tố đầu vào, công cụ & kỹ thuật và đầu ra liên quan đến quá trình ước tính chi phí:

3. Xác định ngân sách

Xác định Ngân sách là quy trình thứ ba của Khu vực kiến ​​thức này, nơi chi phí ước tính của các hoạt động hoặc nhiệm vụ riêng lẻ được tổng hợp để vẽ đường cơ sở chi phí. Đường cơ sở của ngân sách bao gồm tất cả các khoản tiền được ủy quyền cần thiết cho việc thực hiện dự án. Ngân sách này về cơ bản bao gồm các nguồn dự phòng khác nhau trong khi vẫn giữ các nguồn dự trữ quản lý ở xa vịnh. Đường cơ sở chi phí là ngân sách phân kỳ theo thời gian được ủy quyền được sử dụng làm điểm ban đầu để theo dõi và tính toán hiệu suất và tiến độ của dự án. Quá trình này được thực hiện tại các điểm cụ thể trong một dự án thường được xác định trước.

Bảng dưới đây chứa các đầu vào, công cụ & kỹ thuật và đầu ra khác nhau liên quan đến quá trình này:

4. Kiểm soát chi phí

Kiểm soát chi phí là quy trình cuối cùng của quản lý chi phí dự án, chủ yếu liên quan đến việc đo lường phương sai của chi phí thực tế so với đường cơ sở được đề xuất. Các phương pháp và thủ tục khác nhau được thực hiện ở đây để theo dõi hiệu suất và chi phí của dự án so với tiến độ của nó. Trong khi đó, tất cả các phương sai này được ghi lại và so sánh với đường cơ sở chi phí thực tế. Tại đây, quy trình kiểm soát chi phí sẽ chịu trách nhiệm giải thích lý do sai lệch và hỗ trợ thêm cho người quản lý dự án trong việc thực hiện các hành động khắc phục để phát sinh chi phí tối thiểu. Do đó, có thể kết luận rằng thông qua quá trình kiểm soát chi phí, a có thể kiểm soát toàn bộ chi phí của dự án và đóng nó trong ngân sách đã thỏa thuận.

Quy trình kiểm soát chi phí sử dụng nhiều đầu vào, công cụ & kỹ thuật và đầu ra khác nhau, mà tôi đã liệt kê trong bảng dưới đây:

cách cài đặt hadoop trên linux

Với điều này, chúng ta đến phần cuối của bài viết Quản lý chi phí dự án này. Có 10 Lĩnh vực Kiến thức trong khung quản lý dự án và Quản lý Chi phí chỉ là một trong số đó.Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về hoặc là ,bạn có thể kiểm tra của tôi ' cũng.

Nếu bạn thấy bài viết 'Quản lý chi phí dự án' này có liên quan, hãy xem của Edureka, một công ty học trực tuyến đáng tin cậy với mạng lưới hơn 250.000 người học hài lòng trải dài trên toàn cầu.

Có một câu hỏi cho chúng tôi? Vui lòng đề cập đến nó trong phần nhận xét của bài viết Quản lý chi phí dự án này và chúng tôi sẽ liên hệ lại với bạn.