Theo một báo cáo khảo sát của PMI, người ta phát hiện ra rằng do truyền thông không hiệu quả, cứ năm dự án thì có một dự án không thành công. Để đảm bảo một thành công một người quản lý dự án phải quản lý một dự án truyền thông hiệu quả. Trong bài viết Quản lý truyền thông dự án này, tôi sẽ cung cấp cho bạn một hướng dẫn đầy đủ về cách thiết lập giao tiếp có hệ thống trong một dự án và các quy trình khác nhau liên quan đến nó là gì.
Dưới đây là các chủ đề mà tôi sẽ thảo luận trong bài viết quản lý thời gian dự án này:
- Quản lý Truyền thông Dự án là gì?
- Lợi ích của Quản lý Truyền thông
- Quy trình Quản lý Truyền thông Dự án
Để nắm vững tất cả các khái niệm về Quản lý dự án, bạn có thể xem chương trình, nơi bạn sẽ được hướng dẫn bởi người hướng dẫn.
Quản lý Truyền thông Dự án là gì?
Quản lý Truyền thông Dự án, theo ,
Quản lý Truyền thông Dự án bao gồm các quá trình cần thiết để đảm bảo rằng nhu cầu thông tin của dự án và các bên liên quan được đáp ứng thông qua việc phát triển các hiện vật và thực hiện các hoạt động được thiết kế để đạt được hiệu quả trao đổi thông tin.
Đây là một trong mười Lĩnh vực Kiến thức chính đặt nền tảng của khung Quản lý Dự án và đóng một vai trò quan trọng trong việc giữ toàn bộ nhóm dự án trên cùng một trang. Nếu không có quản lý giao tiếp thích hợp, toàn bộ có thể sụp đổ vì thiếu giao tiếp có thể dẫn đến sự cố trong các quy trình khác nhau. Điều này có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến sản phẩm cuối cùng có thể giao hàng và do đó dẫn đến một dự án không thành công.
Quản lý Truyền thông Dự án bao gồm nhiềucác quy trình đảm bảo rằng thông tin dự án chính xác được chuyển đến các nhóm chính xác và vào đúng thời điểm. Giao tiếp hiệu quả giúp thiết lập mối quan hệ lành mạnh giữa các bên liên quan đa dạng với nền tảng văn hóa và tổ chức, trình độ chuyên môn, sở thích và quan điểm khác nhau. Tất cả cùng nhau, họ có thể ảnh hưởng đến việc thực hiện dự án và sản phẩm cuối cùng.Quá trình hoàn chỉnh của quản lý truyền thông dự án là sự kết hợp của hai phần:
- Các phần đầu tiên giải quyết việc phát triển một chiến lược đảm bảo một hệ thống thông tin liên lạc hiệu quả cho các bên liên quan.
- Các phần thứ hai nhằm thực hiện các hoạt động cần thiết để thực hiện các chiến lược truyền thông.
Trung bình, một người quản lý dự án dành khoảng 85-90% tổng thời gian dự án của mình để giao tiếp. Vì vậy, cho một , việc duy trì luồng giao tiếp hiệu quả trở nên rất quan trọng. Để làm được như vậy, anh ta phải quyết định chiến lược dự án ngay khi bắt đầu dự án và tuân theo nó trong suốt vòng đời của dự án. Một số rất khuyến khích giúp thiết lập giao tiếp hiệu quả được liệt kê dưới đây:
- Lắng nghe tích cực
- Viết thành thạo
- Khả năng nói lưu loát
- Đặt câu hỏi và khám phá ý tưởng
- Thiết lập và quản lý kỳ vọng
- Động lực thúc đẩy nhóm trở thành và gắn bó
- Hướng dẫn nhóm nâng cao hiệu suất
- Giải quyết xung đột
- Khả năng tóm tắt và nhắc lại
- Xác định bước tiếp theo hiệu quả nhất
Cùng với các kỹ năng được liệt kê ở trên, người quản lý dự án cũng phải tuân theo 5 C thông tin liên lạc sẽ giúp tạo ra một cuộc liên lạc không bị gián đoạn và có hệ thống trong suốt dự án. Năm chữ C này là:
mã java nhị phân sang thập phân
Về mặt , giao tiếp có thể có nhiều loại:
- Thông tin liên lạc bằng văn bản: Nó là một trong những hình thức giao tiếp chính xác nhất được truyền qua một phương tiện thư từ. Nó có thể được tách biệt thành hai dạng:
- Viết chính thức: Điều lệ dự án, tuyên bố phạm vi, kế hoạch dự án, WBS, trạng thái dự án, các vấn đề phức tạp, thông tin liên lạc liên quan đến hợp đồng, Bản ghi nhớ, v.v.
- Viết không chính thức: email, ghi chú, thư từ, liên lạc thường xuyên với các thành viên trong nhóm, v.v.
- Giao tiếp bằng miệng: Loại hình giao tiếp này có mức độ linh hoạt cao được thực hiện thông qua phương tiện liên lạc cá nhân, nhóm họp, điện thoại, v.v. Nó có thể được phân loại thêm thành hai hình thức:
- Trang trọng bằng miệng: Bài thuyết trình, bài phát biểu, cuộc đàm phán, v.v.
- Không chính thức bằng miệng: Trò chuyện với các thành viên trong nhóm, cuộc họp dự án, cuộc trò chuyện trong phòng nghỉ hoặc phòng chiến, v.v.
- Giao tiếp phi ngôn ngữ: Đây là hình thức giao tiếp cơ bản nhất và khoảng 55% giao tiếp được thực hiện bằng hình thức này.Các ví dụ chung về kiểu giao tiếp này là nét mặt, cử động tay, giọng điệu trong khi nói, v.v.
Tôi hy vọng bây giờ bạn đã hiểu rõ hơn về quản lý truyền thông dự án là gì. Trong phần tiếp theo, tôi sẽ nói về cách quản lý truyền thông mang lại lợi ích cho một tổ chức.
Lợi ích của Quản lý Truyền thông
- Kỳ vọng: Kế hoạch truyền thông của dự án giúp thiết lập các tiêu chuẩn về cách thức và thời điểm giao tiếp nên diễn ra.Điều này hỗ trợ người quản lý trong việc duy trì kiểm soát dự án và đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều nhận được thông tin cần thiết.
- Tính nhất quán: Với một kế hoạch giao tiếp phù hợp, người quản lý dự án trở nên nhất quán hơn trong việc xử lý các hoạt động của dự án. Ngoài ra, nó cung cấp cho các thành viên trong nhóm một định hướng mà sau đó họ có thể liên lạc với các thành viên còn lại của nhóm và các bên liên quan một cách nhất quán.
- Năng suất: Kế hoạch quản lý dự án hiệu quả giúp tất cả các thành viên trong nhóm được thông báo đầy đủ về diễn biến dự án. Bằng cách này, họ luôn được trang bị thông tin cần thiết thay vì tạm dừng công việc và tìm kiếm thông tin còn thiếu.
- Kết quả: Nó thiết lập một kênh liên lạc thích hợp và rõ ràng giữa nhóm và các bên liên quan, đảm bảo rằng nhóm biếtchính xác những gì các bên liên quan muốn, cần và mong đợi từ đầu ra của dự án.
- Giao tiếp có Kiểm soát: Quản lý thông tin liên lạc cũng đảm bảo rằng thông tin thích hợp được chuyển đến đúng người và đúng thời điểm. Điều này không để lại khoảng trống cho sự mơ hồ hoặc nhầm lẫn và cung cấp một luồng giao tiếp thông suốt.
- Hợp tác nhóm dự án: Giao tiếp tốt thường dẫn đến sự hợp tác tốt hơn giữa các thành viên trong nhóm và nâng cao sự tập trung vào toàn bộ.
- Phiên khởi động hiệu quả: Một kế hoạch quản lý truyền thông được tổ chức tốt sẽ tạo ra một bước khởi đầu tốt cho các dự án vì nóđảm bảo rằng dự án và các phương pháp luận được thảo luận và xem xét ở cấp cao. Khi điều này được đảm bảo, các thành viên trong nhóm sẽ thể hiện và thống nhất các quy trình giao tiếp tiếp theo, điều này giúp họ có một bức tranh rõ ràng về những gì sẽ xảy ra tiếp theo và vai trò của họ trong dự án.
Quy trình Quản lý Truyền thông Dự án
Khu vực kiến thức quản lý truyền thông dự án được tạo thành từ ba quy trình sau:
1. Lập kế hoạch Quản lý Truyền thông
Kế hoạch Truyền thông Quản lý là quá trình ban đầu của lĩnh vực kiến thức quản lý truyền thông dự án. Trong quá trình này, một kế hoạch có hệ thống và hiệu quả được phát triển cho các hoạt động liên quan đến truyền thông dự án. Nó chủ yếu sử dụng các thông tin như yêu cầu của từng bên liên quan và các nhóm, tài sản tổ chức sẵn có và nhu cầu của dự án. Quy trình quản lý truyền thông kế hoạch được thực hiện trong các khoảng thời gian định kỳ trong suốt . Nó chủ yếu giúp trình bày kịp thời các dữ liệu liên quan thông qua cách tiếp cận được lập thành văn bản giúp các bên liên quan tham gia một cách hiệu quả.
Lập kế hoạch quản lý truyền thông liên quan đến các đầu vào, công cụ & kỹ thuật và đầu ra khác nhau mà tôi đã liệt kê trong bảng dưới đây:
| Đầu vào | Công cụ & Kỹ thuật | Kết quả đầu ra |
|
|
|
2. Quản lý thông tin liên lạc
Quy trình thứ hai của quản lý truyền thông dự án là Manage Communications, chủ yếu nhằm mục đích thu thập, tạo, phân phối, lưu trữ, truy xuất, quản lý, giám sát và cuối cùng là xử lý thông tin dự án một cách thích hợp và kịp thời. Nó được thực hiện trong suốt vòng đời của dự án nhằm cung cấp một luồng thông tin dễ dàng và hiệu quả từ nhóm dự án đến các bên liên quan và ngược lại. Quá trình này cũng giúp xác định các khía cạnh khác nhau của giao tiếp hiệu quả cùng với các phương pháp luận , công nghệ và kỹ thuật. Hơn nữa, nó cho phép toàn bộ hệ thống truyền thông linh hoạt hơn bằng cách cung cấp không gian cho bất kỳ điều chỉnh nào trong phương pháp và kỹ thuật. Nó giúp đáp ứng các yêu cầu và nhu cầu thay đổi của các bên liên quan mà không làm gián đoạn luồng giao tiếp.
Trong bảng dưới đây, tôi đã liệt kê danh sách đầy đủ các yếu tố đầu vào, công cụ & kỹ thuật và đầu ra liên quan đến quá trình Quản lý Truyền thông:
| Đầu vào | Công cụ & Kỹ thuật | Kết quả đầu ra |
|
|
|
3. Giám sát Truyền thông
Giám sát Truyền thông là quy trình cuối cùng của lĩnh vực kiến thức quản lý truyền thông. Quá trình này đảm bảo rằng tất cả các nhu cầu và yêu cầu thông tin của dự án và các bên liên quan được đáp ứng khi hoàn thành dự án. Nó được thực hiện trong suốt và giúp tối ưu hóa luồng thông tin theo kế hoạch quản lý truyền thông và sự tham gia của các bên liên quan.
Bảng dưới đây chứa danh sách các đầu vào, công cụ & kỹ thuật và đầu ra khác nhau liên quan đến quy trình cuối cùng của quản lý truyền thông dự án:
| Đầu vào | Công cụ & Kỹ thuật | Kết quả đầu ra |
|
|
|
Vì vậy, đây là tất cả về Quản lý Truyền thông Dự án. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về phương pháp luận quản lý dự án hoặc là ,bạn có thể kiểm tra của tôi ' cũng.
Nếu bạn thấy bài viết “Quản lý truyền thông dự án” này có liên quan, hãy xem của Edureka, một công ty học trực tuyến đáng tin cậy với mạng lưới hơn 250.000 người học hài lòng trải dài trên toàn cầu.
Có một câu hỏi cho chúng tôi? Vui lòng đề cập đến nó trong phần nhận xét của bài viết Quản lý truyền thông dự án này và chúng tôi sẽ liên hệ lại với bạn.