Có hiệu quả quản lý dự án là điều bắt buộc khi nói về các dự án thành công. Quản lý một dự án quy mô nhỏ rất đơn giản nhưng mọi thứ trở nên thực sự khó khăn khi quy mô nhóm bắt đầu phát triển. Quản lý đồng thời tất cả các nhiệm vụ và những người tham gia vào một dự án có thể là một công việc phức tạp. Đây là đâucác công cụ quản lý dự án đi vào hình ảnh. Trong bài viết này, tôi sẽ thảo luận về tất cả những gì bạn cần biết trước khi chọn Công cụ quản lý dự án của mình.
Dưới đây là các chủ đề tôi sẽ thảo luận trong bài viết này:
- Tổng quan về quản lý dự án
- Công cụ quản lý dự án
- Cần Công cụ Quản lý Dự án
- Các công cụ quản lý dự án tốt nhất trên thị trường
Tổng quan về quản lý dự án
“Quản lý dự án là kỷ luật bắt đầu, lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và kết thúc công việc của một nhóm để đạt được các mục tiêu cụ thể và đáp ứng các tiêu chí thành công cụ thể.”
- Wikipedia
Nói một cách đơn giản hơn, là quá trình sắp xếp và quản lý tất cả các hoạt động liên quan đến một dự án. Nó giúp quản lýmột dự án từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc được xác định, với mục tiêu lý tưởng là mang lại kết quả đúng thời gian và trong phạm vi ngân sách. Một khung quản lý dự án phù hợpthể hiện vòng đời dự án và năm nhóm quy trình quản lý dự án chính. Các Nhóm Quy trình này kết hợp với nhau 10 Lĩnh vực Kiến thức và 49 quy trình thường hoạt động cùng lúc trên một dự án hoặc với các đầu vào và đầu ra đồng nhất. Các nhóm này là:
- Khởi xướng: Trong nhóm quy trình này, phạm vi ban đầu của dự án được xác định cũng như các nguồn lực được cam kết.
- Lập kế hoạch: Trong nhóm quy trình này,một mức độ chi tiết thích hợp được lập kế hoạch cho dự án.
- Đang thực hiện: Quá trình nàynhómbao gồm các quy trình được sử dụng để hoàn thành công việc được xác định trong kế hoạch quản lý dự án.
- Giám sát và kiểm soát: Nhóm quy trình này liên quan đến việc theo dõi, xem xét và điều chỉnh hiệu suất của dự án.
- Đóng cửa: Nhóm quy trình này là một phần quan trọng của quản lý dự án, được thực hiện để hoàn thiện tất cả các hoạt động của dự án để hoàn thành dự án.
Đến đây, chắc hẳn bạn đã hiểu rằng Quản lý dự án là một quá trình kéo dài. Toàn bộ quá trình này chỉ nằm trên vai của Người quản lý dự án. Quản lý và tổ chức một dự án hoàn toàn không phải là một nhiệm vụ dễ dàng. Nếu người quản lý dự án không đủ kỹ năng, có nhiều khả năng dự án của bạn không thể mang lại kết quả như mong đợi. Ngày nay, để chứng minh khả năng và kiến thức chuyên môn của họ về chủ đề này, các nhà quản lý dự án thường chọn các chứng chỉ như PMP. Tôi đã viết một bài báo chi tiết về mà bạn có thể tham khảo để biết thêm thông tin.
fibonacci c ++ đệ quy
Vâng, khái niệm quản lý dự án bắt nguồn từ đầu thế kỷ 19 nhưng đã được công nhận là một nghề riêng biệt vào giữa thế kỷ 20. Các nhà quản lý dự án bắt đầu bằng cách sử dụng các công cụ truyền thống như bút và giấy để theo dõi các hoạt động mà mọi thứ phải được thực hiện thủ công.Nhưng với sự tiến bộ của công nghệ, các nhà quản lý dự án hiện sử dụng nhiều công cụ quản lý dự án khác nhau để tăng tốc và dễ dàng toàn bộ quy trình làm việc.
Trong phần tiếp theo của bài viết này, tôi sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn đầy đủ về các công cụ quản lý dự án là gì và cách sử dụng chúng.
Công cụ quản lý dự án
Các công cụ quản lý dự án về cơ bản làcác công cụ hỗ trợ một cá nhân hoặc nhóm tổ chức công việc và quản lý dự án một cách hiệu quả. Nó có thể là một phần mềm có nguồn mở hoặc trả phí có thể mua trực tuyến.
Vì quản lý dự án là một nhiệm vụ phức tạp bao gồm nhiều hoạt động thách thức, nên các công cụ quản lý dự án thường đóng vai trò hỗ trợ cho các nhà quản lý dự án. Có nhiều loại công cụ quản lý dự án khác nhau có sẵn trên thị trường. Chúng có thể là phần mềm tự động hoặc vận hành bằng tay. Như khôngcông cụ duy nhất giải quyết tất cả các nhu cầu quản lý dự án, là một nhà quản lý dự án, bạn cần chọn một công cụ quản lý dự án phù hợp nhất với dự án và phong cách quản lý của bạn. Những công cụ này không chỉ giúp người quản lý dự án giảm bớt khối lượng công việc mà còn giúp chuẩn hóa công việc và thói quen của toàn bộ nhóm.
Các công cụ quản lý dự án thường được xác định bởi các tính năng khác nhau được cung cấp. Chúng bao gồm, nhưng không giới hạn:
1. Lập kế hoạch & Lập lịch trình
Lập kế hoạch và lập lịch trình là những tính năng quan trọng của bất kỳ công cụ Quản lý dự án nào. Để quản lý và đồng bộ hóa nhóm theo cách phù hợp, điều rất quan trọng là phải giữ cho mỗi và mọi nhiệm vụ và trách nhiệm của thành viên trong nhóm rõ ràng và khác biệt. Một công cụ quản lý dự án tốt sẽ giúp bạn dễ dàng lập kế hoạch và phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm, cùng với ngày đến hạn. Nó cũng sẽ hỗ trợ trong việc thiết lập các ưu tiên và quyết định thời hạn. Hơn nữa, nó sẽ thông báo cho bạn mỗi khi dự án của bạn gần đến ngày hoàn thành theo lịch trình nhưng hoạt động của bạn vẫn chưa hoàn thành.
2. Giao tiếp & Hợp tác
Giao tiếp và cộng tácvới nhóm của bạn trong một công cụ mà không cần phải chuyển đổi các màn hình và phần mềm khác nhaulà những phần quan trọng của bất kỳ dự án thành công nào. Tất cả các công cụ quản lý dự án thường đi kèm với một bảng điều khiển, nơi người quản lý dự án có thể theo dõi nhóm cũng như tiến độ của dự án. Ngoài ra, các thành viên trong nhóm có thể truy cập công việc của nhau thông qua trang tổng quan. Một số chức năng khác cần thiết để cộng tác trong bất kỳ công cụ quản lý dự án nào bao gồm chia sẻ trạng thái, nhận xét, theo dõi, lịch sử phiên bản, v.v.
3. Tài liệu
Giữ một tài liệu hướng dẫn có thể là một công việc mệt mỏi. Ngay cả khi bạn đã cố gắng hết sức thì vẫn có khả năng xảy ra sai sót, đây chắc chắn không phải là một tin vui cho dự án của bạn. Do đó, các công cụ quản lý dự án thường bao gồm chức năng của tài liệu trong đóThông tin dự án của bạn sẽ có thể truy cập được ở một nơi duy nhất. Thông tin này có thể bao gồmnhiệm vụ đã lên kế hoạch / đã hoàn thành, dữ liệu tài nguyên, thông tin thanh toán, v.v.
4. Quản lý tài nguyên
Tối ưu hóa các nguồn lực của một dự án thực sự có thể cắt giảm thời gian hoàn thành và chi phí của dự án. Do đó, chức năng quản lý tài nguyên hiệu quả trong công cụ quản lý dự án của bạn có thể thực sự hữu ích và tiện lợi. Với điều này, bạn có được cái nhìn tổng quan đầy đủ về toàn bộ chi phí dự án được chia nhỏ thành chi phí tài nguyên khác nhau. Các nguồn lực này có thể là vật chất, nhân lực, chi tiêu, vv Vì vậy, sử dụng công cụ quản lý dự án, bạn sẽ có thể tối ưu hóa các nguồn lực này và quản lý tất cả các quy trình của dự án một cách hiệu quả.
5. Ước tính rủi ro
Rủi ro là thứ mà bạn không bao giờ có thể đoán trước được. Do mọi sự cố không lường trước được (thiên tai, suy thoái, v.v.), nhiệm vụ của dự án của bạn như thời hạn, tiến độ, thời hạn, ngân sách, người tham gia, v.v. có thể bị ảnh hưởng. Người quản lý dự án phải có khả năng tính toán những loại rủi ro này, nhưng nếu bạn đang sử dụng một công cụ quản lý dự án, nó phải thực hiện nhiệm vụ này cho bạn. Đặc biệt là đối với các dự án lâu năm, có thể có rất nhiều yếu tố tác động đến nó. Với sự trợ giúp của những công cụ này, bạn có thể luôn chuẩn bị cho bất kỳ rủi ro nào xảy ra theo cách của mình và xử lý các tình huống như vậy chính xác hơn.
6. Báo cáo
Để có một dự án thành công, bạn cần có một cái nhìn sâu sắc vềnhững tồn tại và vấn đề cần được quan tâm và giải quyết ngay lập tức. Khi quyết định lựa chọn công cụ quản lý dự án của mình, bạn cần đảm bảo nó có hai tính năng quan trọng nhất là báo cáo sâu sắc và bảng điều khiển Chỉ báo Hiệu suất Chính (KPI). Ngoài ra, với các công cụ báo cáo thích hợp, bạn có thể tạo báo cáo có thể tùy chỉnh và thu thập tất cả dữ liệu dự án đã chèn trước đó.
7. Đường cơ sở & Ước tính
Đối với một dự án,đường cơ sở phải được xác định rõ ràng ngay từ khi bắt đầu kế hoạch dự án bằng cách sử dụng để bạn có thể đo lường và so sánh tiến độ dự án của mình. Bây giờ, một công cụ quản lý dự án phải có chức năng này để người quản lý so sánh trạng thái thời gian thực của mọi thứ với ước tính và phân tích độ lệch. Có nhiều công cụ khác nhau trên thị trường cung cấp các tùy chọn đường cơ sở tự động, vì vậy trong khi chọn công cụ của bạn, hãy chọn một cách khôn ngoan.
Cần Công cụ Quản lý Dự án
1. Phương pháp Tiếp cận Tiêu chuẩn hóa
Các công cụ quản lý dự án hướng dẫn toàn bộ quá trình phát triển dự án một cách chuẩn hóa. Sử dụng công cụ, mộtngười quản lý dự án có thể tổ chức toàn bộ quá trình với các mẫu và các giám sát khác. Nó giúp họ đảm bảo rằng các dự án đang tiến triển theo cách họ đã lên kế hoạch mà không bị trật bánh.
2. Giám sát
Theo dõi tiến độ dự án là rất quan trọng, đặc biệt nếu nó có thời hạn dài. Phần mềm quản lý dự án chuyên về chức năng này và hầu hết chúng đều cung cấp hệ thống theo dõi tiến độ hoạt động và nhiệm vụ theo thời gian thực. Những công cụ này giúp theo dõi và giám sát cáccác giai đoạn của một dự án. Họ cũng có thể dự đoán liệu dự án có thể đáp ứng đúng tiến độ thời gian, theo tốc độ hiện tại hay không. Do đó, nó rất hữu ích đối với việc hoàn thành kịp thời và cắt giảm chi phí của một dự án.
3. Quản lý hiệu quả
Các công cụ quản lý dự án cung cấp một cái nhìn tổng quan đầy đủ về dự án, giúp người quản lý dự án sắp xếp và ưu tiên các nhiệm vụ.Với những điều này, người quản lý dự án có thể được tổ chức và có hệ thống hơn về lập kế hoạch, lập lịch trình, theo dõi tiến độ, tài liệu, quản lý ngân sách, phân bổ nguồn lực, quản lý rủi ro, v.v. Với các công cụ quản lý dự án, bạn có thể dễ dàng ở trong phạm vi của mình và theo dõi tiến độ.
cách sử dụng thay thế trong java
4. Lập kế hoạch ngân sách hiệu quả
Ngân sách là một trong những động lực chính tạo ra bất kỳ dự án nào. Việc cung cấp một dự án thành công và đúng thời hạn trong phạm vi ngân sách ước tính cần nhiều kế hoạch và kiểm soát. Một công cụ quản lý dự án phải giúp người quản lý dự án thoát khỏi tình trạng khó khăn này và lập kế hoạch ngân sách phù hợp.
5. Ra quyết định được tối ưu hóa
Với mọi thứ có sẵn ở một nơi duy nhất, các công cụ quản lý dự án thường giúp đưa ra quyết định tốt hơn. Khi bạn có tất cả các tham số thời gian thực liên quan đến nhiệm vụ và hoạt động của dự án,quá trình ra quyết định trở nên nâng cao và chính xác.
6. Giao tiếp tốt hơn
Các công cụ quản lý dự án thiết lập một kênh giao tiếp dễ dàng không chỉ với các thành viên nội bộ của dự án mà còn với các thành viên bên ngoài, như khách hàng và các bên liên quan. Sử dụng các công cụ này, luồng thông tin trở nên rõ ràng và chính xác về bất kỳ nhiệm vụ hoặc hoạt động nào liên quan đến dự án.
7. Chia sẻ tài liệu
Chia sẻ tài liệu là một hoạt động quan trọng trong bất kỳ dự án nào và với các công cụ quản lý dự án trong bức tranh, nhiệm vụ này trở nên dễ dàng. Nócho phép các bên liên quan của dự án tìm thấy các tài liệu, khung dây, thông số kỹ thuật, v.v. toàn diện hơn, để đảm bảo tính minh bạch và giao tiếp.
8. Nâng cao sự hài lòng của khách hàng
Với mọi thứ được thực hiện trong phạm vi và ngân sách được cung cấp cùng với chất lượng cao cấp, khách hàng nhất định sẽ hài lòng.Các công cụ quản lý dự án hiệu quả cung cấp các chức năng cho phép mối quan hệ khách hàng / nhà cung cấp này tiếp tục ngay cả sau khi dự án đã hoàn thành và được bàn giao.
Các công cụ quản lý dự án tốt nhất trên thị trường
Dưới đây, tôi đã liệt kê 10 công cụ Quản lý dự án hàng đầu hiện có trên thị trường:
1. Wrike
Wrike là một phần mềm quản lý dự án trực tuyến mạnh mẽ cung cấp khả năng hiển thị và kiểm soát đầy đủ các nhiệm vụ của dự án. Đây là một phần mềm từng đoạt giải thưởng về quản lý dự án trực tuyến và giúp cải thiện tốc độ và hiệu quả công việc trong cả nhóm đồng định vị và nhóm phân tán.
2. Asana
Asana là một ứng dụng quản lý dự án di động và web được thiết kế để giúp các nhóm theo dõi công việc của họ. Nó đơn giản để bắt đầu, nhưng đủ mạnh để điều hành toàn bộ doanh nghiệp của bạn. Nó cung cấp nhiều tính năng có thể giúp tổ chức của bạn và theo dõi công việc theo cách phù hợp với quy trình làm việc của mọi nhóm bằng cách cung cấp sự minh bạch và rõ ràng cho các thành viên trong nhóm.
3. Trello
Trello là một ứng dụng quản lý dự án dựa trên web được phát triển bởiSương mù Lạch nhỏPhần mềm vàLàhiện thuộc sở hữu của Atlassian. Từ các công ty khởi nghiệp đến các công ty nằm trong danh sách Fortune 500, Trello cung cấp cáchđể các nhóm cộng tác trong bất kỳ dự án nào. Nó cực kỳ linh hoạt và dễ sử dụng. Nó theo dõi từng chi tiết, có thể là một bức tranh lớn hoặc một chi tiết nhỏ bằng cách sử dụng quản lý kiểu kanban.
4. JIRA
JIRA là một công cụ quản lý dự án được sử dụng phổ biến hơn để theo dõi lỗi và theo dõi vấn đề.Sử dụng JIRA bạncó thể dễ dàng lập kế hoạch, theo dõi và quản lý các dự án phát triển phần mềm linh hoạt của bạn bằng cách tùy chỉnh quy trình làm việc và cộng tác nhóm của bạn. Nó cung cấp các tính năng đặc biệt để phát triển phần mềm nhanh nhẹn, giúp các nhóm tập trung vào việc cung cấp giá trị lặp đi lặp lại và gia tăng, nhanh nhất có thể, với bảng scrum có thể tùy chỉnh.
5. Basecamp
Căn cứ là một công cụ giao tiếp thời gian thực giúp các nhóm ở trên cùng một trang vàít hơn cho các nhiệm vụ quản lý dự án truyền thống. Đây là một dịch vụ đáng tin cậy cung cấp một thiết lập đơn giản và thời gian học tập ngắn. Cùng với danh sách việc cần làm, lịch, ngày đến hạn và chức năng chia sẻ tệp, việc theo dõi các ưu tiên và các mục có thể hành động trở nên dễ dàng hơn.
6. Zoho
Zoho là một phần mềm quản lý dự án trực tuyến miễn phí cho phép bạn thực hiện các dự án kinh doanh của mình hiệu quả hơn và hoàn thành chúng trong một khung thời gian nhất định. Sử dụng Zoho, bạn có thể có được thông tin chi tiết chuyên sâu vềbiểu đồ và báo cáo trong khi cộng tác liền mạch với nhóm, khách hàng, nhà cung cấp hoặc nhà tư vấn của bạn.
7. Bục
Bục là một dịch vụ cộng tác dựa trên đám mây được cung cấp bởi Citrix.Nólà một công cụ cộng tác xã hội, nơi người ta có thể xây dựng ứng dụng và thiết lập không gian làm việc để hỗ trợ quy trình làm việc ưa thích và trở nên hiệu quả hơn. Đây là công cụ hoàn hảo để tăng cường sự hợp tác vì nó cho phép bạn kết nối với đồng nghiệp thông qua mạng xã hội nội bộ và trò chuyện.
số 8. FreedCamp
Freedcamp là một hệ thống tổ chức và công cụ quản lý dự án dựa trên web. Nó có thể được sử dụng bởi mộtmột hoặc nhiều người dùng đang cộng tác sử dụng điện toán đám mây. Đây là một công cụ lý tưởng cho những người và doanh nghiệp muốn luôn kiểm soát các dự án, tài nguyên, ngân sách, thời gian của họ, v.v.Freedcamp chủ yếu giúp bạn cải thiện quy trình làm việc, xác định mục tiêu và đạt được mục tiêu trong thời gian và ngân sách đã định.
9. Scoro
Scoro là một giải pháp toàn diện tích hợp tất cả các tính năng cần thiết trong bất kỳ phần mềm quản lý dự án nào. Sử dụng Scoro, bạn có thể quản lý toàn bộ công ty của mình ở một nơi, tức là nó hợp nhất các hệ thống khác nhau và vô số bảng tính của bạn thành một công cụ duy nhất. Về cơ bản, nó là một giải pháp phần mềm như một dịch vụ cho các dịch vụ chuyên nghiệp và sáng tạo.
c ++ sắp xếp mảng theo thứ tự tăng dần
10. Microsoft Project
đề tài thạc sĩ là một công cụ quản lý danh mục dự án do Microsoft cung cấp. Nó cung cấp đám mây-dựa trênvà các tùy chọn tại chỗ. Nó cũng cung cấp các công cụ lập kế hoạch tích hợp giúp tổ chức và lưu giữ các tab của các dự án, bao gồm các nhiệm vụ hàng ngày và hướng tổng thể.
Đây là 10 công cụ hàng đầu trên thị trường. Có nhiều công cụ hơn có sẵn trên thị trường được sử dụng trong các lĩnh vực khác nhau. Với điều này, tôi sẽ kết thúc bài viết này về các công cụ quản lý dự án. Hy vọng nó sẽ giúp tăng giá trị kiến thức của bạn. Trước khi bắt đầu với dự án của mình, bạn có thể tham khảo bài báo.
Nếu bạn tìm thấy bài viết này về “Công cụ quản lý dự án ' liên quan, thích hợp, kiểm tra của Edureka, một công ty học trực tuyến đáng tin cậy với mạng lưới hơn 250.000 người học hài lòng trải dài trên toàn cầu.
Có một câu hỏi cho chúng tôi? Vui lòng đề cập đến nó trong phần bình luận và chúng tôi sẽ liên hệ lại với bạn.