MS Excel là gì và làm thế nào để sử dụng nó?

Dữ liệu là nguyên liệu thô nhất quán nhất đã, đang và sẽ được yêu cầu trong mọi thời đại và công cụ phổ biến nhất được hầu hết mọi người trên thế giới sử dụng để quản lý dữ liệu chắc chắn là Microsoft Excel. Excel được hầu hết mọi tổ chức sử dụng và với mức độ phổ biến và quan trọng như vậy, chắc chắn rằng mọi cá nhân đều phải có kiến thức về Excel . Trong trường hợp bạn chưa thực hiện, đừng lo lắng vì hướng dẫn Excel này sẽ hướng dẫn bạn tất cả những gì bạn cần biết.

Dưới đây là sơ lược về tất cả các chủ đề được thảo luận ở đây:

• Excel là gì?
• Làm thế nào để khởi chạy Excel?
• Tùy chọn màn hình
• Xem hậu trường
• Sách làm việc và Trang tính
• Chỉnh sửa trang tính
• Định dạng Trang tính MS Excel
• Công thức MS Excel
• Chức năng

Excel là gì?

Microsoft Excel là một bảng tính (ứng dụng máy tính cho phép lưu trữ dữ liệu dưới dạng bảng) do Microsoft phát triển. Nó có thể được sử dụng trên các nền tảng Windows, macOS, IOS và Android. Một số tính năng của nó bao gồm:

• Công cụ vẽ đồ thị
• Hàm (Đếm, tổng, văn bản, ngày và giờ, tài chính, v.v.)
• Phân tích dữ liệu (Bộ lọc, biểu đồ, bảng, v.v.)
• Visual Basic for Application (VBA)
• Chứa 300 ví dụ cho bạn
• Sách làm việc và trang tính
• Xác thực dữ liệu, v.v.

Làm thế nào để khởi chạy Excel?

Làm theo các bước dưới đây để khởi chạy Excel:

1. Tải xuống MS Office từ trang web chính thức
2. Trong thanh tìm kiếm, nhập MS Office và chọn MS Excel từ cùng

Sau khi hoàn tất, bạn sẽ thấy màn hình sau:

Tùy chọn màn hình:

Thanh tiêu đề:

Nó hiển thị tiêu đề của trang tính và xuất hiện ngay ở giữa trên đầu cửa sổ Excel.

Thanh công cụ truy cập nhanh:

Thanh công cụ này bao gồm tất cả các lệnh Excel thường được sử dụng. Trong trường hợp bạn muốn thêm một số lệnh mà bạn thường xuyên sử dụng vào thanh công cụ này, bạn có thể thực hiện dễ dàng bằng cách tùy chỉnh thanh công cụ truy cập nhanh. Để làm điều đó, hãy nhấp chuột phải vào nó và chọn tùy chọn “Customize Quick Access Toolbar”. Bạn sẽ thấy cửa sổ sau đây từ đó bạn có thể chọn các lệnh thích hợp mà bạn muốn thêm vào.

Ruy-băng:

Tab ribbon bao gồm các tab File, Home, Insert, Page Layout, View, v.v. Tab mặc định được chọn bởi Excel là tab Trang đầu. Cũng giống như Thanh công cụ Truy nhập Nhanh, bạn cũng có thể tùy chỉnh tab Ruy-băng.

Để tùy chỉnh tab Ribbon, hãy nhấp chuột phải vào bất kỳ đâu trên đó và chọn tùy chọn “Customize the Ribbon”. Bạn sẽ thấy hộp thoại sau:

Từ đây, bạn có thể chọn bất kỳ tab nào mà bạn muốn thêm vào thanh Ribbon tùy theo sở thích của mình.

Các tùy chọn tab Ribbon được điều chỉnh thành ba thành phần, tức là Tab, Nhóm và Lệnh. Về cơ bản, các tab xuất hiện ngay trên cùng bao gồm Trang chủ, Chèn, tệp, ... Các nhóm bao gồm tất cả các lệnh liên quan như lệnh phông chữ, lệnh chèn, v.v. Các lệnh xuất hiện riêng lẻ.

Kiểm soát thu phóng:

Nó cho phép bạn phóng to và thu nhỏ trang tính khi cần thiết. Để làm điều này, bạn sẽ chỉ cần kéo thanh trượt về phía bên trái hoặc bên phải để phóng to và thu nhỏ tương ứng.

Xem các nút:

Bao gồm ba tùy chọn cụ thể là, Dạng xem Bố cục Thông thường, Dạng xem Bố cục Trang và Dạng xem Ngắt trang. Dạng xem Bố trí Bình thường hiển thị trang tính ở dạng xem bình thường. Chế độ xem bố cục trang cho phép bạn xem trang giống như nó sẽ xuất hiện khi bạn in ra. Chế độ xem Ngắt trang về cơ bản hiển thị nơi trang sẽ bị ngắt khi bạn in nó.

Diện tích tấm:

Đây là vùng mà dữ liệu sẽ được chèn vào. Thanh dọc nhấp nháy hoặc điểm chèn cho biết vị trí chèn dữ liệu.

Thanh hàng:

Thanh hàng hiển thị số hàng. Nó bắt đầu từ 1 và giới hạn trên là1.048.576 hàng.

Thanh cột:

Thanh Column hiển thị các cột theo thứ tự A-Z. Nó bắt đầu từ A và tiếp tục cho đến Z sau đó, nó tiếp tục là AA, AB, v.v. Giới hạn trên cho các cột là 16.384.

Thanh trạng thái:

Nó được sử dụng để hiển thị trạng thái hiện tại của ô đang hoạt động trong trang tính. Có bốn trạng thái cụ thể là Sẵn sàng, Chỉnh sửa, Nhập và Điểm.

Sẵn sàng , như tên cho thấy, được sử dụng để chỉ ra rằng trang tính có thể chấp nhận đầu vào của người dùng.

Biên tập trạng thái cho biết rằng ô đang ở chế độ chỉnh sửa. Để chỉnh sửa dữ liệu của một ô, bạn chỉ cần nhấp đúp vào ô đó và nhập dữ liệu mong muốn.

Đi vào chế độ được bật khi người dùng bắt đầu nhập dữ liệu vào ô được chọn để chỉnh sửa.

Điểm chế độ được bật khi một công thức đang được nhập vào một ô có tham chiếu đến dữ liệu có trong một số ô khác.

Xem hậu trường:

Dạng xem Backstage là nơi quản lý trung tâm cho tất cả các trang tính Excel của bạn. Từ đây, bạn có thể tạo, lưu, mở bản in hoặc chia sẻ trang tính của mình. Để đến Hậu trường, chỉ cần nhấp vào Tập tin và bạn sẽ thấy một cột có một số tùy chọn được mô tả trong bảng sau:

Sách làm việc và Trang tính:

Sách bài tập:

Đề cập đến chính tệp Excel của bạn. Khi bạn mở ứng dụng Excel, hãy bấm vào tùy chọn Sổ làm việc trống để tạo một Sổ làm việc mới.

Trang tính:

Đề cập đến một tập hợp các ô trong đó bạn quản lý dữ liệu của mình. Mỗi sổ làm việc Excel có thể có nhiều trang tính. Các trang tính này sẽ được hiển thị ở cuối cửa sổ, với tên tương ứng của chúng như trong hình bên dưới.

Làm việc với Trang tính Excel:

Nhập dữ liệu:

Như đã đề cập trước đó, dữ liệu được nhập vào Vùng trang tính và thanh dọc nhấp nháy đại diện cho ô và nơi dữ liệu của bạn sẽ được nhập vào ô đó. Nếu bạn muốn chọn một số ô cụ thể, chỉ cần nhấp chuột trái vào ô đó và sau đó nhấp đúp vào ô đó để bật Đi vào chế độ. Bạn cũng có thể Di chuyển xung quanh bằng các phím mũi tên của bàn phím.

Lưu Sổ làm việc mới:

Để lưu trang tính của bạn, hãy nhấp vào Tập tin và sau đó chọn Lưu thành Lựa chọn. Chọn thư mục thích hợp nơi bạn muốn lưu trang tính và lưu nó với tên thích hợp. Định dạng mặc định mà tệp Excel sẽ được lưu là .xlsx định dạng.

Trong trường hợp bạn thực hiện thay đổi đối với tệp hiện có, bạn chỉ cần nhấn Ctrl + S hoặc mở Tập tin tab và chọn Tiết kiệm Lựa chọn. Excel cũng cung cấp Biểu tượng đĩa mềm trong thanh công cụ Truy nhập Nhanh để giúp bạn lưu trang tính của mình một cách dễ dàng.

Tạo Trang tính mới:

Để tạo Trang tính mới, hãy nhấp vào biểu tượng + bên cạnh Trang tính hiện tại như thể hiện trong hình ảnh bên dưới:

Bạn cũng có thể nhấp chuột phải vào Trang tính và chọn Chèn tùy chọn để tạo một Trang tính mới. Excel cũng cung cấp một lối tắt để tạo một Trang tính mới, tức là sử dụng Shift + F11.

Di chuyển và Sao chép Trang tính:

Trong trường hợp bạn có Trang tính và bạn muốn tạo một bản sao khác của nó, bạn có thể làm như sau:

1. Nhấp chuột phải vào trang tính mà bạn muốn sao chép
2. Chọn tùy chọn 'Di chuyển hoặc Sao chép'

Một hộp thoại sẽ xuất hiện nơi bạn có các tùy chọn để di chuyển trang tính ở vị trí cần thiết và ở cuối hộp thoại đó, bạn sẽ thấy một tùy chọn là ‘Tạo bản sao’. Bằng cách chọn hộp đó, bạn sẽ có thể tạo bản sao của một trang tính hiện có.

Bạn cũng có thể nhấp chuột trái vào trang tính và kéo nó đến vị trí cần thiết để di chuyển trang tính. Để đổi tên tệp, nhấp đúp vào tệp mong muốn và đổi tên nó.

Ẩn và Xóa Trang tính:

Để ẩn trang tính, hãy nhấp chuột phải vào tên của trang tính đó và chọn Ẩn giấu Lựa chọn. Ngược lại, nếu bạn muốn hoàn tác việc này, hãy nhấp chuột phải vào bất kỳ tên trang tính nào và chọn Bỏ ẩn Lựa chọn. Bạn sẽ thấy một hộp thoại chứa tất cả các trang bị ẩn, hãy chọn trang tính mà bạn muốn hiện và nhấp vào OK.

Để xóa một trang tính, hãy nhấp chuột phải vào tên trang tính và chọn Xóa bỏ Lựa chọn. Trong trường hợp trang tính trống, nó sẽ bị xóa hoặc nếu không bạn sẽ thấy hộp thoại cảnh báo rằng bạn có thể mất dữ liệu được lưu trữ trong trang tính cụ thể đó.

Mở và đóng trang tính:

Để đóng Sổ làm việc, hãy bấm vào Tập tin và sau đó chọn Đóng Lựa chọn. Bạn sẽ thấy một hộp thoại yêu cầu bạn tùy chọn lưu các thay đổi đã thực hiện cho Workbook trong thư mục mong muốn.

Để mở Sổ làm việc đã tạo trước đó, hãy nhấp vào Tập tin và chọn Mở Lựa chọn. Bạn sẽ thấy tất cả các trang tính đã tạo trước đó khi bạn chọn Mở. bấm chuột trái vào tệp mà bạn định mở.

Trợ giúp về ngữ cảnh Excel:

Excel có một tính năng rất đặc biệt được gọi là tính năng trợ giúp ngữ cảnh cung cấp thông tin thích hợp về các lệnh Excel để hướng dẫn người dùng về cách làm việc của nó như thể hiện trong hình ảnh bên dưới:

Chỉnh sửa Trang tính:

Tổng số ô có trong một trang tính excel là 16.384 x1.048.576. Loại dữ liệu được nhập có thể ở bất kỳ dạng nào như văn bản, số hoặc công thức.

Chèn, Chọn, Di chuyển và Xóa Dữ liệu:

Chèn dữ liệu:

Để nhập dữ liệu, chỉ cần chọn ô mà bạn định chèn dữ liệu và nhập vào ô tương tự. Trong trường hợp công thức, bạn sẽ cần nhập chúng trực tiếp vào ô hoặc trong thanh công thức được cung cấp ở trên cùng như thể hiện trong hình ảnh bên dưới:

Chọn dữ liệu:

có hai cách để chọn dữ liệu Excel. Các Đầu tiên và cách đơn giản nhất là sử dụng chuột . Chỉ cần nhấp vào ô bắt buộc và ô và nhấp đúp vào nó. Ngoài ra, trong trường hợp bạn muốn chọn một phần hoàn chỉnh của các mục dữ liệu, hãy giữ nhấp chuột trái và kéo nó xuống cho đến ô bạn định chọn. Bạn cũng có thể giữ nút Ctrl và nhấp chuột trái vào các ô ngẫu nhiên để chọn chúng.

Phương pháp là sử dụng hộp thoại Go To. Để kích hoạt hộp này, bạn có thể nhấp vào Trang Chủ và chọn Tìm và chọn hoặc chỉ cần nhấp vào Ctrl + G. Bạn sẽ thấy một hộp thoại xuất hiện có tùy chọn “Đặc biệt”. Nhấp vào tùy chọn đó và bạn sẽ thấy một hộp thoại khác như trong hình bên dưới:

Từ đây, đánh dấu vào vùng thích hợp mà bạn muốn chọn và nhấp vào OK. Khi điều này được thực hiện, bạn sẽ thấy rằng toàn bộ khu vực bạn chọn đã được chọn.

Xóa dữ liệu:

Để xóa một số dữ liệu, bạn có thể sử dụng các kỹ thuật sau:

• Bấm vào ô mong muốn và đánh dấu dữ liệu bạn muốn xóa. Sau đó nhấn nút Xóa từ bàn phím
• Chọn ô hoặc các ô có dữ liệu sẽ bị xóa và nhấn chuột phải. Sau đó chọn tùy chọn Xóa
• Bạn cũng có thể nhấp vào số hàng hoặc tiêu đề cột để xóa toàn bộ hàng hoặc cột

Dữ liệu di chuyển:

Excel cũng cho phép bạn di chuyển dữ liệu của mình dễ dàng đến vị trí mong muốn. Bạn có thể thực hiện việc này chỉ trong hai bước đơn giản:

1. Chọn toàn bộ khu vực bạn muốn di chuyển và sau đó nhấn chuột phải
2. Nhấp vào “Cắt” và chọn ô đầu tiên bạn muốn định vị dữ liệu của mình và dán nó bằng cách sử dụng tùy chọn “Dán”

Sao chép, Dán, Tìm và Thay thế:

Sao chép và dán:

Nếu bạn muốn Sao chép và Dán dữ liệu trong Excel, bạn có thể thực hiện theo các cách sau:

• Chọn khu vực bạn muốn sao chép
• Nhấp chuột phải và chọn tùy chọn Sao chép hoặc nhấn Ctrl + C
• Chọn ô đầu tiên mà bạn muốn sao chép nó
• Nhấn chuột phải và nhấp vào tùy chọn Dán hoặc chỉ cần nhấn Ctrl + V

Excel cũng cung cấp một Clipboard sẽ chứa tất cả dữ liệu mà bạn đã sao chép. Trong trường hợp bạn muốn dán bất kỳ dữ liệu nào trong số đó, chỉ cần chọn dữ liệu đó từ Bảng tạm và chọn tùy chọn dán như hình dưới đây:

Tìm và thay thế:

Để Tìm và Thay thế dữ liệu, bạn có thể chọn tùy chọn Tìm & Thay thế từ tab Trang đầu hoặc chỉ cần nhấn Ctrl + F Bạn sẽ thấy một hộp thoại có tất cả các tùy chọn liên quan để tìm và thay thế dữ liệu yêu cầu.

Các ký hiệu đặc biệt:

Trong trường hợp bạn cần nhập một ký hiệu không có trên bàn phím, bạn có thể sử dụng các Ký hiệu Đặc biệt được cung cấp trong Excel nơi bạn sẽ tìm thấy Phương trình và Biểu tượng. Để chọn các Biểu tượng này, hãy nhấp vào Chèn tab và chọn Ký hiệu Lựa chọn. Bạn sẽ có hai tùy chọn là Phương trình và Biểu tượng như hình dưới đây:

Nếu bạn chọn Phương trình , bạn sẽ tìm thấy một số phương trình như Diện tích hình tròn, Định lý nhị thức, Khai triển một Tổng, v.v. Nếu bạn chọn Biểu tượng, bạn sẽ thấy hộp thoại sau:

Bạn có thể chọn bất kỳ Biểu tượng nào mà bạn chọn và nhấp vào tùy chọn Chèn.

Nhận xét một ô:

Để mô tả rõ ràng về dữ liệu, điều quan trọng là phải thêm nhận xét. Excel cho phép bạn thêm, sửa đổi và định dạng các nhận xét.

Thêm nhận xét hoặc ghi chú:

Bạn có thể thêm nhận xét và ghi chú như sau:

• Nhấp chuột phải vào ô mà bạn cần thêm nhận xét và chọn Nhận xét mới / Ghi chú mới
• Nhấn Shift + F2 (Ghi chú mới)
• Chọn tab Xem lại từ Ruy-băng và chọn Tùy chọn Nhận xét Mới

Hộp thoại nhận xét sẽ chứa tên người dùng của hệ thống có thể được thay thế bằng các nhận xét thích hợp.

Chỉnh sửa Nhận xét và Ghi chú:

Để chỉnh sửa ghi chú, nhấp chuột phải vào ô có ghi chú và chọn tùy chọn Chỉnh sửa ghi chú và cập nhật nó cho phù hợp. Trong trường hợp bạn không cần ghi chú nữa, hãy nhấp chuột phải vào ô chứa ghi chú và chọn tùy chọn Xóa ghi chú.

Trong trường hợp có Nhận xét, chỉ cần chọn ô chứa nhận xét và nó sẽ mở hộp thoại nhận xét từ đó bạn có thể chỉnh sửa hoặc xóa nhận xét. Bạn cũng có thể trả lời nhận xét được chỉ định bởi những người dùng khác làm việc trên trang tính đó.

Định dạng các ô:

Các ô của một trang tính Excel có thể được định dạng cho nhiều loại dữ liệu khác nhau mà chúng có thể chứa. Có một số cách để định dạng ô.

đi đến chức năng trong python

Đặt loại ô:

Các ô của trang tính Excel có thể được đặt thành một loại cụ thể như Chung, Số, Đơn vị tiền tệ, Kế toán, v.v. Để thực hiện việc này, hãy nhấp chuột phải vào ô mà bạn định chỉ định một số loại dữ liệu cụ thể rồi chọn Định dạng tùy chọn ô. Bạn sẽ thấy một hộp thoại như trong hình bên dưới sẽ có một số tùy chọn để bạn lựa chọn.

Chọn Phông chữ và Trang trí dữ liệu:

Bạn có thể sửa đổi làm trên trang tính Excel như sau:

• Bấm vào tab Trang đầu và từ nhóm Phông chữ, chọn Phông chữ cần thiết
• Nhấp chuột phải vào ô và chọn tùy chọn Định dạng ô. Sau đó, từ hộp thoại, chọn tùy chọn Phông chữ và sửa đổi văn bản cho phù hợp

Trong trường hợp bạn muốn sửa đổi giao diện của dữ liệu, bạn có thể thực hiện việc này bằng cách sử dụng các tùy chọn khác nhau như in đậm, in nghiêng, gạch dưới, v.v. có cùng hộp thoại như trong hình trên hoặc từ tab Trang đầu. Bạn có thể chọn các tùy chọn hiệu ứng là Gạch ngang, Chỉ số trên và Chỉ số dưới.

Xoay các ô:

Các ô của trang tính Excel có thể được xoay ở bất kỳ mức độ nào. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào tab Nhóm định hướng có trong Trang chủ và chọn loại hướng bạn muốn.

Điều này cũng có thể được thực hiện từ hộp thoại Định dạng ô bằng cách chọn tùy chọn Căn chỉnh. Bạn cũng có các tùy chọn để căn chỉnh dữ liệu của mình theo nhiều cách khác nhau như Trên cùng, Chính giữa, Căn đều, v.v. và bạn cũng có thể thay đổi hướng bằng cách sử dụng các tùy chọn Ngữ cảnh, Trái sang phải và Phải sang Trái.

Hợp nhất và Thu nhỏ ô:

Hợp nhất:

Các ô của một trang tính MS Excel có thể được hợp nhất và hủy hợp nhất khi được yêu cầu. Hãy ghi nhớ những điểm sau khi bạn hợp nhất các ô của một trang tính Excel:

• Khi bạn hợp nhất các ô, bạn không thực sự hợp nhất dữ liệu, nhưng các ô được hợp nhất để hoạt động như một ô duy nhất
• Nếu bạn cố gắng hợp nhất hai hoặc nhiều ô có dữ liệu, chỉ dữ liệu có trong ô trên cùng bên trái sẽ được giữ nguyên và dữ liệu của các ô khác sẽ bị hủy

Để hợp nhất các ô, chỉ cần chọn tất cả các ô bạn muốn hợp nhất và sau đó chọn Hợp nhất và Kiểm soát tùy chọn hiện diện trong Trang Chủ hoặc chọn tùy chọn Hợp nhất ô có trong Cửa sổ căn chỉnh .

Thu nhỏ bọc:

Trong trường hợp ô chứa nhiều dữ liệu bắt đầu tô sáng các ô khác, bạn có thể sử dụng Co lại cho vừa vặn / Gói văn bản để giảm kích thước hoặc căn chỉnh văn bản theo chiều dọc.

Thêm đường viền và sắc thái:

Trong trường hợp bạn muốn thêm đường viền và sắc thái vào một ô trong trang tính của mình, hãy chọn ô đó và nhấp chuột phải vào ô đó và chọn tùy chọn Định dạng ô.

Đường viền:

Để thêm đường viền, hãy mở cửa sổ Đường viền từ cửa sổ Định dạng ô, sau đó chọn kiểu đường viền mà bạn muốn thêm vào ô đó. Bạn cũng có thể thay đổi độ dày, màu sắc, v.v.

Sắc thái:

Trong trường hợp bạn muốn thêm một số bóng vào một ô, hãy chọn ô đó rồi mở ngăn Tô màu từ cửa sổ Định dạng ô, sau đó chọn màu thích hợp mà bạn chọn.

Định dạng Trang tính MS Excel:

Tùy chọn trang tính:

Trang tính Excel cung cấp một số tùy chọn để thực hiện các bản in phù hợp. Sử dụng các tùy chọn này, bạn có thể in trang tính của mình một cách chọn lọc theo nhiều cách khác nhau. Để mở ngăn tùy chọn trang tính, hãy chọn Nhóm Bố trí Trang từ tab Trang đầu và mở Thiết lập Trang. Tại đây, bạn sẽ thấy một số tùy chọn trang tính được liệt kê trong bảng dưới đây:

Lề và Định hướng Trang:

Lợi nhuận:

Các vùng chưa in dọc theo cạnh trên xuống và trái phải được gọi là lề. Tất cả các trang MS Excel đều có đường viền và nếu bạn đã chọn một số đường viền cho một trang thì đường viền đó sẽ được áp dụng cho tất cả các trang, tức là bạn không thể có các lề khác nhau cho mỗi trang. Bạn có thể thêm lợi nhuận như sau:

• Từ tab Bố cục Trang, chọn hộp thoại Thiết lập Trang và từ đó, bạn có thể nhấp vào danh sách thả xuống Lề hoặc mở ngăn cửa sổ Lề bằng cách phóng to cửa sổ Thiết lập Trang
• Bạn cũng có thể thêm Lề trong khi in trang. Để làm điều đó, hãy chọn tab Tệp và nhấp vào In. Tại đây, bạn sẽ có thể thấy danh sách thả xuống có tất cả các tùy chọn Ký quỹ

Định hướng trang:

Hướng trang đề cập đến định dạng mà trang tính được in, tức là Dọc và Ngang. Hướng dọc là mặc định và in trang cao hơn chiều rộng. Mặt khác, hướng ngang in trang tính rộng hơn chiều cao.

Để chọn một loại hướng trang cụ thể, hãy chọn danh sách thả xuống từ nhóm Thiết lập Trang hoặc phóng to cửa sổ Thiết lập Trang và chọn hướng thích hợp. Bạn cũng có thể thay đổi hướng trang trong khi in trang tính MS Excel giống như cách bạn đã làm với Margins.

Đầu trang và Chân trang:

Đầu trang và Chân trang được sử dụng để cung cấp một số thông tin ở đầu và cuối trang. Một sổ làm việc mới không có Đầu trang hoặc Chân trang. Để thêm nó, bạn có thể mở Thiết lập trang cửa sổ và sau đó mở Đầu trang / Chân trang ngăn. Tại đây, bạn sẽ có một số tùy chọn để tùy chỉnh Headers và Footers. Nếu bạn muốn xem trước Đầu trang và Chân trang mà bạn đã thêm, hãy nhấp vào tùy chọn Xem trước khi in và bạn sẽ có thể xem những thay đổi mà bạn đã thực hiện.

Ngắt trang:

MS Excel cho phép bạn kiểm soát chính xác những gì bạn muốn in và những gì bạn muốn bỏ qua. Sử dụng Ngắt trang, bạn sẽ có thể kiểm soát việc in của trang, chẳng hạn như hạn chế in hàng đầu tiên của bảng ở cuối trang hoặc in tiêu đề của trang mới ở cuối trang trước đó. Sử dụng ngắt trang sẽ cho phép bạn in trang tính theo thứ tự tùy thích. Bạn có thể có cả hai Ngang cũng như Theo chiều dọc ngắt trang. Để bao gồm điều này, hãy chọn hàng hoặc cột mà bạn định bao gồm ngắt trang và sau đó từ nhóm Thiết lập Trang, hãy chọn tùy chọn Chèn Ngắt Trang.

Ngắt trang theo chiều ngang:

Để giới thiệu một Ngắt trang theo chiều ngang, chọn hàng nơi bạn muốn ngắt trang. Hãy xem hình ảnh dưới đây, nơi tôi đã giới thiệu một Ngắt trang ngang để in hàng A4 trên trang tiếp theo.

Ngắt trang dọc:

Để giới thiệu một Ngắt trang dọc, chọn cột mà bạn muốn ngắt trang. Hãy xem hình ảnh dưới đây, nơi tôi đã giới thiệu một Ngắt trang dọc .

Giải phóng các ngăn:

MS Excel cung cấp tùy chọn đóng băng các ngăn cho phép bạn xem các tiêu đề hàng và cột ngay cả khi bạn tiếp tục cuộn xuống trang. Để đóng băng các ngăn, bạn sẽ phải:

1. Chọn Hàng và Cột mà bạn muốn cố định
2. Mở tab View và chọn nhóm Freeze Pane
3. Tại đây, bạn sẽ có ba tùy chọn để cố định hàng và cột

Định dạng có điều kiện:

Định dạng có điều kiện cho phép bạn định dạng có chọn lọc một phần để giữ các giá trị trong một số phạm vi được chỉ định. Các giá trị bên ngoài các phạm vi này sẽ được định dạng tự động. Tính năng này có một số tùy chọn được liệt kê trong bảng dưới đây:

Công thức MS Excel:

Công thức là một trong những tính năng quan trọng nhất của trang tính Excel. Công thức về cơ bản là một biểu thức có thể được nhập vào các ô và đầu ra của biểu thức cụ thể đó được hiển thị trong ô đó dưới dạng đầu ra. Các công thức của một trang tính MS Excel có thể là:

• Toán tử toán học (+, -, *, v.v.)
  • Ví dụ: = A1 + B1 sẽ thêm các giá trị có trong A1 và B1 và ​​hiển thị đầu ra
• Giá trị hoặc văn bản
  • Ví dụ: 100 * 0,5 bội 100 lần 0,5 Chỉ lấy các giá trị và trả về kết quả)
• Tham chiếu ô
  • VÍ DỤ: = A1 = B1 So sánh giá trị của A1 với B1 và ​​trả về TRUE hoặc FALSE
• Chức năng trang tính
  • VÍ DỤ: = SUM (A1: B1) Thêm các giá trị của A1 và B1

MS Excel cho phép bạn nhập công thức bằng một số phương tiện như:

• Tạo công thức
• Sao chép công thức
• Tham chiếu Công thức
• Chức năng

Tạo công thức:

Để tạo công thức, bạn sẽ phải nhập riêng một công thức vào thanh công thức của trang tính. Công thức phải luôn bắt đầu bằng dấu “=”. Bạn có thể xây dựng công thức của mình theo cách thủ công bằng cách chỉ định địa chỉ ô hoặc chỉ bằng cách trỏ đến ô trong trang tính.

Sao chép Công thức:

Bạn có thể sao chép công thức trang tính Excel trong trường hợp phải tính toán một số kết quả thông thường. Excel tự động xử lý tác vụ sao chép công thức khi cần những công thức tương tự.

Địa chỉ ô tương đối:

Giống như tôi đã đề cập trước đây, Excel tự động quản lý các tham chiếu ô của công thức gốc để khớp với vị trí mà nó được sao chép. Nhiệm vụ này được thực hiện thông qua một hệ thống được gọi là Địa chỉ ô tương đối. Tại đây, công thức được sao chép sẽ có địa chỉ hàng và cột được sửa đổi phù hợp với vị trí mới của nó.

Để sao chép một công thức, hãy chọn một ô chứa công thức gốc và kéo nó cho đến ô mà bạn muốn tính công thức. Ví dụ, trong ví dụ trước, tôi đã tính tổng của A9 và B9. Bây giờ, để tính tổng A10 và B10, tất cả những gì tôi phải làm là, chọn C9 và kéo nó xuống C10 như thể hiện trong hình dưới đây:

Như bạn có thể thấy, công thức được sao chép mà tôi không cần phải chỉ định riêng địa chỉ ô.

Tham khảo Công thức:

Hầu hết các công thức Excel có tham chiếu đến ô hoặc một loạt địa chỉ ô cho phép bạn làm việc với dữ liệu động. Ví dụ: nếu tôi thay đổi giá trị của bất kỳ ô nào trong ví dụ trước, kết quả sẽ được cập nhật tự động.

Địa chỉ này có thể có ba loại cụ thể là tương đối, tuyệt đối hoặc hỗn hợp.

Địa chỉ ô tương đối:

Khi bạn sao chép một công thức, các tham chiếu hàng và cột sẽ thay đổi tương ứng. Điều này là do các tham chiếu ô thực sự là các hiệu số từ cột hoặc hàng hiện tại.

Tham chiếu ô tuyệt đối:

Địa chỉ hàng và cột không bị sửa đổi khi được sao chép vì tham chiếu trỏ đến chính ô gốc. Tham chiếu tuyệt đối được tạo bằng cách sử dụng dấu $ trong địa chỉ đứng trước chữ cái cột và số hàng. Ví dụ: $ A $ 9 là một địa chỉ tuyệt đối.

Tham chiếu ô hỗn hợp:

Ở đây, ô hoặc cột là tuyệt đối và ô còn lại là tương đối. Hãy xem hình ảnh bên dưới:

Chức năng:

Các chức năng có sẵn trong MS Excel thực sự xử lý nhiều công thức mà bạn tạo. Các hàm này thực sự xác định các phép tính phức tạp khó xác định bằng tay chỉ sử dụng các toán tử. Excel cung cấp nhiều hàm và nếu bạn muốn một hàm cụ thể nào đó, tất cả những gì bạn phải làm là nhập chữ cái đầu tiên của hàm đó vào thanh công thức và Excel sẽ hiển thị danh sách thả xuống chứa tất cả các hàm bắt đầu bằng chữ cái đó. Không chỉ điều này, khi bạn di chuột qua các tên hàm này, Excel sẽ đưa ra một mô tả tuyệt vời về nó. Hãy xem hình ảnh bên dưới:

Chức năng tích hợp sẵn:

Excel cung cấp một số lượng lớn các hàm tích hợp sẵn mà bạn có thể sử dụng trong bất kỳ công thức nào của mình. để tìm tất cả các chức năng, hãy nhấp vào ví dụ. và sau đó, bạn sẽ thấy một cửa sổ mở ra có tất cả các hàm tích hợp sẵn của Excel. Từ đây, bạn có thể chọn bất kỳ chức năng nào dựa trên danh mục mà nó thuộc về.

Một số hàm quan trọng nhất được tích hợp trong Excel bao gồm If STATEMENTS, SUMIF, COUNTIF, VLOOKUP, HLOOKUP, CONCATENATE, MAX, MIN, v.v.

Lọc dữ liệu:

Lọc dữ liệu về cơ bản có nghĩa là lấy ra dữ liệu từ những hàng và cột đáp ứng một số điều kiện cụ thể. Trong trường hợp này, các hàng hoặc cột khác sẽ bị ẩn. Ví dụ: nếu bạn có danh sách Tên sinh viên với Tuổi của họ và nếu bạn chỉ muốn lọc ra những sinh viên 7 tuổi, tất cả những gì bạn phải làm là, chọn một phạm vi ô cụ thể và từ tab Dữ liệu, nhấp vào lệnh Bộ lọc. Sau khi hoàn tất, bạn sẽ có thể thấy danh sách thả xuống như thể hiện trong hình ảnh bên dưới:

Hướng dẫn nâng cao:

Hướng dẫn Excel nâng cao bao gồm tất cả các chủ đề sẽ giúp bạn học cách quản lý dữ liệu thời gian thực bằng trang tính excel. Nó bao gồm sử dụng các hàm Excel phức tạp, tạo biểu đồ, lọc dữ liệu, biểu đồ trục và bảng tổng hợp, biểu đồ và bảng dữ liệu, v.v.

Đến đây chúng ta sẽ kết thúc bài viết này về Hướng dẫn sử dụng Excel. Tôi hy vọng bạn rõ ràng với tất cả những gì đã được chia sẻ với bạn. Đảm bảo rằng bạn luyện tập nhiều nhất có thể và hoàn nguyên trải nghiệm của mình.

Có một câu hỏi cho chúng tôi? Vui lòng đề cập đến nó trong phần nhận xét của blog “Hướng dẫn Excel” này và chúng tôi sẽ liên hệ lại với bạn trong thời gian sớm nhất.

Để có kiến ​​thức chuyên sâu về bất kỳ công nghệ thịnh hành nào cùng với các ứng dụng khác nhau của nó, bạn có thể đăng ký trực tiếp với hỗ trợ 24/7 và truy cập trọn đời.